Problème évoqué

En tant que chef d'établissement (ou délégué), vous devez effectuer l'export des données de vie scolaire de vos élèves vers le LSU ou le LSL : comment faire ?

Solution proposée

Première étape

Le LSU/LSL fait référence à des périodes officielles qui ne correspondent pas forcément aux périodes paramétrées dans l'ENT de l'établissement. Avant le déroulement des conseils de classe, il est donc impératif de rapprocher les périodes créées localement à celles officielles du LSU/LSL. Dans Administration > Evaluations > Périodes cliquez sur le petit crayon en face du libellé d'une période, sélectionnez une période officielle à laquelle la rapprocher et appuyez sur Valider.   

Deuxième étape

Vous devez maintenant importer les données des élèves et des enseignants depuis SIECLE et STS WEB. D’abord, vous devez générer trois fichiers d'export dans SIECLE (ElevesSansAdresses ou ElevesAvecAdresses, Structures, Nomenclature) et un fichier d’export dans STS WEB (sts_emp_vXXX), au format .zip ou .xml. Ensuite, il faut importer ces fichiers dans l'ENT ECLAT-BFC : Administration > Export MEN > onglet Elèves / Enseignants > Ajouter un fichier. N'oubliez pas de cliquer sur le bouton Valider en bas à droite de l'écran une fois l’import terminé. 

Troisième étape

Ensuite, vous devez effectuer le rapprochement entre les matières issues de l’emploi du temps et les matières officielles issues de la BCN (Base Centrale des Nomenclatures). Ce rapprochement se fait normalement de manière automatique suite à l'import SIECLE/STS WEB. Dans Administration > Export MEN > onglet Matières vous verrez qu'à chaque matière correspond un libellé BCN. Si vous souhaitez effectuer une modification entre une matière et un libellé BNC, ou bien attribuer un libellé BNC aux matières dont le rapprochement ne s'est pas fait automatiquement suite à l'import SIECLE/STS WEB, il suffit de cocher la matière concernée, sélectionner Modifier dans le menu déroulant et cliquer sur Ok. La fenêtre qui s'affiche vous permet d'effectuer les modifications souhaitées. La Modalité d’élection (tronc commun, option, etc.) est également à vérifier et à modifier si nécessaire.

Quatrième étape

Chaque trimestre, avant d’effectuer l’export vers le LSU/LSL, il est impératif de :

• affecter un président à chaque conseil de classe : Administration > Evaluations > Conseils de classe > Nouveau conseil de classe > Président du conseil ;
• compléter les bulletins périodiques des élèves avec les appréciations des enseignants et l’appréciation générale du conseil de classe pour chaque élève ;
• compléter les bilans de fin de cycle pour les élèves de 6^e et de 3^e (indiquer un niveau de positionnement de 1 à 4 pour chacun des huit domaines du socle de compétences et renseigner la synthèse des acquis) ;
• verrouiller les conseils de classe à inclure dans l’export.

Cinquième étape

Pour terminer, procédez à l’export vers le LSU/LSL. Dans Administration > Export MEN > onglet Fichier d'export vous pouvez choisir le type d'export souhaité et cliquer sur Lancer la génération.  Le tableau récapitulatif en bas de la page comporte la liste des exports effectués. Si l’export est complet, le fichier peut être téléchargé et importé dans le LSU/LSL. Si l’export est incomplet, vous pouvez tout de même télécharger le fichier, mais il est préférable d’analyser de résoudre les erreurs à l’aide du bilan d’export (envoyé dans votre messagerie électronique et téléchargeable depuis le tableau récapitulatif). Certaines erreurs doivent être impérativement corrigées afin de procéder à un export correct, les autres sont juste des alertes (concernant des champs facultatifs des bulletins) qui ne vont pas empêcher l’export. Voici une liste non exhaustive des erreurs les plus récurrentes :

• conseil de classe non verrouillé ou sans président ;
• services d’éval. non fusionnés/incomplets, enseignant non rattaché à un service d’éval. ;
• élève sans INE/division, enseignant sans ID STS/type STS (problème d’import SIECLE/STS ) ;
• élève sans évaluation pour un enseignement complémentaire.

La fiche jointe illustre ces manipulations par des captures d'écran et présente des ressources complémentaires : n'hésitez pas à la consulter et télécharger !